ФНС обновила форматы журнала учёта счетов-фактур

Что произошло

ФНС России утвердила новые электронные форматы журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур. Одновременно с 1 июля 2025 года обновляются шаблоны книги покупок и книги продаж. Речь идёт о технических форматах XML-файлов, которые используются при передаче данных в налоговую в электронном виде — через операторов ЭДО или напрямую по ТКС.

Обновление форматов — плановая техническая корректировка. ФНС периодически актуализирует схемы передачи данных, чтобы привести их в соответствие с действующими требованиями к реквизитам счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур. Предыдущие версии форматов после установленной даты перехода перестанут приниматься налоговым органом в качестве корректных.

Для большинства компаний это изменение не потребует ручной работы — достаточно убедиться, что учётная система и оператор ЭДО своевременно обновились. Однако если компания использует самописные интеграции или нестандартные решения, вопрос требует отдельной проверки до 1 июля.

Кого касается

Изменения затрагивают прежде всего плательщиков НДС — организации и индивидуальных предпринимателей на общей системе налогообложения. Именно они обязаны вести книгу покупок и книгу продаж, а в ряде случаев — журнал учёта счетов-фактур.

Журнал учёта счетов-фактур ведут посредники: комиссионеры, агенты, экспедиторы и застройщики, которые выставляют или получают счета-фактуры в интересах третьих лиц. Для них обновление форматов особенно актуально, поскольку журнал представляется в налоговую в электронном виде ежеквартально.

Компании на спецрежимах (УСН, патент, ЕСХН), которые не являются плательщиками НДС и не выставляют счета-фактуры добровольно, это изменение напрямую не затрагивает. Хотя если такая компания всё же выставляет счета-фактуры с выделенным НДС — обязанность по отчётности у неё возникает, и форматы будут применяться.

Правовые последствия

Обязанность вести книгу покупок, книгу продаж и журнал учёта счетов-фактур установлена Налоговым кодексом РФ (глава 21, регулирующая НДС) и детализирована в Постановлении Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 года. Именно это постановление определяет формы и правила ведения указанных регистров. Форматы электронного представления утверждаются приказами ФНС.

После 1 июля 2025 года файлы, сформированные по устаревшим форматам, будут считаться некорректными. Это означает риск технического отказа при приёме отчётности и, как следствие, фиксацию факта непредставления сведений. Для посредников, обязанных сдавать журнал учёта ежеквартально, нарушение срока или формата грозит штрафными санкциями по НК РФ.

Помимо этого, ошибки в форматах книги покупок напрямую влияют на право применения вычета по НДС: если данные не прошли форматно-логический контроль, налоговый орган вправе запросить пояснения или отказать в вычете до устранения расхождений.

Рекомендации

• Уточните у своего оператора ЭДО готовность к переходу на новые форматы. Крупные операторы, как правило, обновляются автоматически, но подтверждение лучше получить письменно или через личный кабинет.
• Проверьте учётную систему. Если вы используете 1С, СБИС, Контур или другое типовое решение — убедитесь, что установлены актуальные обновления. Если система самописная или интеграция реализована через API — поставьте задачу разработчику заблаговременно.
• Проведите тестовую выгрузку книги покупок, книги продаж и журнала (при наличии обязанности) в новом формате до 1 июля, чтобы убедиться в корректности файлов до начала отчётного периода.
• Предупредите бухгалтерию или аутсорсера. Если учёт ведёт внешняя компания, убедитесь, что они осведомлены об изменениях и контролируют переход на своей стороне.
• Сохраните подтверждение перехода. Зафиксируйте дату обновления системы и версию формата — это может пригодиться при разборе возможных претензий налогового органа по техническим расхождениям в переходный период.

Данный материал носит исключительно информационно-справочный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной помощи по вашей ситуации рекомендуем обратиться к специалисту.